Cómo detectar despilfarros en una empresa: guía práctica con 5S

Saber cómo detectar despilfarros en una empresa permite identificar pérdidas de tiempo, movimientos innecesarios, esperas y actividades que no aportan valor al cliente.

Detectar despilfarros en una empresa es uno de los primeros pasos para mejorar la productividad, reducir costes y conseguir procesos más eficientes.

En muchas organizaciones existen pérdidas de tiempo y recursos que se han normalizado con el paso de los años. Trabajadores que buscan herramientas, materiales que permanecen almacenados durante meses, procesos que requieren varias revisiones, esperas entre operaciones o movimientos innecesarios.

El problema es que muchos de estos despilfarros no se perciben como problemas, porque forman parte de la rutina diaria.

La metodología Lean Manufacturing propone cambiar esta forma de mirar los procesos: aprender a identificar aquello que consume recursos sin aportar valor al cliente.

Y aquí las 5S tienen un papel fundamental.

Si quieres conocer cómo se relacionan ambas metodologías, puedes consultar nuestra guía sobre cómo combinar Lean Manufacturing y el método 5S para mejorar la eficiencia.

¿Qué es un despilfarro en Lean Manufacturing?

En Lean Manufacturing, un despilfarro o Muda es una actividad que consume recursos pero no aporta valor.

Esto no significa necesariamente que sea una actividad inútil. Puede tratarse de una tarea que se realiza correctamente, pero que podría eliminarse, reducirse o simplificarse.

Por ejemplo, buscar una herramienta durante varios minutos no aporta valor al producto.

Tampoco aporta valor esperar a que llegue un material, mover varias veces una pieza o repetir un trabajo debido a un error.

Cada situación puede parecer pequeña, pero cuando se repite diariamente puede representar horas de trabajo y costes importantes a lo largo del año.

Para profundizar en cada tipo de desperdicio puedes consultar nuestra guía sobre los 8 despilfarros Lean y cómo identificarlos.

 

¿Cómo detectar despilfarros en una empresa?

La mejor forma de detectar desperdicios no siempre está en analizar informes desde un despacho.

En Lean es fundamental acudir al Gemba, es decir, al lugar real donde se realiza el trabajo.

Observar directamente el proceso permite descubrir situaciones que muchas veces no aparecen en los procedimientos ni en los indicadores.

Durante una observación podemos preguntarnos:

• ¿Dónde se producen esperas?
• ¿Cuánto tiempo se dedica a buscar materiales o herramientas?
• ¿Cuántos desplazamientos realiza una persona?
• ¿Cuántas veces se mueve un producto?
• ¿Existe material acumulado?
• ¿Se repiten controles o tareas?
• ¿Cuántos errores generan retrabajos?
• ¿Qué problemas conocen los trabajadores?
• ¿Qué actividades no aportan valor al cliente?

Estas preguntas permiten comenzar a identificar los despilfarros ocultos en los procesos.

¿Qué es el Gemba y por qué es importante?

El concepto Gemba hace referencia al lugar real donde se crea el valor.

Por eso, si queremos saber qué está ocurriendo realmente en una empresa, debemos observar el proceso directamente y hablar con las personas que lo realizan.

Una hoja de procedimiento puede decir que una operación dura cinco minutos.

La observación en el puesto puede demostrar que, en realidad, el trabajador necesita diez minutos porque dedica otros cinco a buscar material, desplazarse o esperar.

Esta diferencia entre el proceso diseñado y el proceso real es una fuente muy importante de oportunidades de mejora.

5 preguntas para detectar desperdicios

Una forma sencilla de comenzar un análisis Lean es hacerse cinco preguntas.

1. ¿Esta actividad aporta valor?

Si una actividad no aporta valor al cliente, debemos analizar si realmente es necesaria.

No todas las actividades sin valor pueden eliminarse directamente, pero todas deberían ser cuestionadas.

2. ¿Es necesario hacerlo de esta manera?

Una actividad puede ser necesaria, pero el método utilizado puede generar movimientos, esperas o pasos innecesarios.

3. ¿Cuánto tiempo consume?

Medir el tiempo permite conocer el impacto real del problema.

No es lo mismo perder dos minutos una vez al día que perder dos minutos cada hora durante todo un turno.

4. ¿Con qué frecuencia ocurre?

La frecuencia convierte un pequeño problema en un gran desperdicio.

Un minuto perdido miles de veces puede representar una cantidad considerable de recursos.

5. ¿Qué ocurriría si eliminásemos este paso?

Esta pregunta ayuda a detectar procesos que se mantienen simplemente porque “siempre se han hecho así”.

Los 8 despilfarros Lean que debes buscar

Para realizar un diagnóstico completo debemos observar los ocho grandes tipos de despilfarro Lean.

1. Sobreproducción

Se produce cuando fabricamos o realizamos algo antes de que sea necesario o en una cantidad superior a la demanda.

Algunas señales son:

• Productos acumulados.
• Fabricación anticipada.
• Informes que nadie utiliza.
• Producción superior a la demanda.
• Documentación preparada sin necesidad.

La sobreproducción puede generar además otros problemas como exceso de inventario, transporte y ocupación de espacio.

Una de las mejores formas de aprender cómo detectar despilfarros en una empresa es observar directamente el lugar donde se realiza el trabajo.

2. Inventario innecesario

El inventario puede esconder problemas de calidad, planificación o flujo.

Para detectarlo, observa:

• Material almacenado durante largos periodos.
• Productos sin rotación.
• Material obsoleto.
• Exceso de stock.
• Herramientas o consumibles que nunca se utilizan.

Las 5S ayudan especialmente a hacer visible este tipo de despilfarro.

Si quieres profundizar en este aspecto, consulta nuestro contenido sobre reducción de desperdicios con 5S en la empresa.

3. Transporte innecesario

Consiste en mover materiales, productos o información sin aportar valor.

Pregúntate:

¿Cuántas veces se desplaza este material antes de completar el proceso?

Un layout mal diseñado puede provocar desplazamientos constantes entre zonas que deberían estar más próximas.

4. Esperas

Las esperas aparecen cuando una persona, máquina o proceso no puede continuar.

Puede ser necesario esperar:

• Materiales.
• Información.
• Una autorización.
• Una máquina.
• Un compañero.
• Una decisión.
• El resultado de otro proceso.

Una pregunta muy útil es:

¿Por qué este proceso está parado?

5. Movimientos innecesarios

No todo movimiento forma parte del trabajo que aporta valor.

Buscar herramientas, caminar hasta otra zona, agacharse repetidamente o girarse para alcanzar materiales son ejemplos de movimientos que pueden reducirse.

Aquí Seiton, la segunda S, es especialmente importante.

El objetivo es que cada elemento tenga un lugar definido y sea fácil de localizar y utilizar.

6. Sobreprocesamiento

Existe sobreprocesamiento cuando hacemos más trabajo del necesario.

Algunos ejemplos son:

• Introducir los mismos datos varias veces.
• Realizar controles duplicados.
• Revisar documentos innecesariamente.
• Utilizar materiales o especificaciones superiores a las requeridas.
• Mantener pasos que no aportan valor.

La pregunta clave es:

¿El cliente necesita realmente este paso?

7. Defectos

Los defectos generan desperdicio porque obligan a reparar, repetir, sustituir o desechar.

Debemos prestar atención a:

• Retrabajos.
• Productos defectuosos.
• Errores administrativos.
• Devoluciones.
• Reclamaciones.
• Correcciones repetitivas.

La solución no consiste únicamente en corregir el error.

Debemos investigar la causa raíz para evitar que vuelva a producirse.

8. Talento desaprovechado

El octavo despilfarro está relacionado con no utilizar adecuadamente los conocimientos, habilidades y experiencia de las personas.

Los trabajadores conocen de primera mano muchos problemas del proceso.

Pueden saber:

• Qué herramienta falta.
• Qué operación genera más problemas.
• Dónde se producen las esperas.
• Qué tareas son innecesarias.
• Qué errores se repiten.
• Qué mejoras podrían aplicarse.

Escuchar al equipo es, por tanto, una fuente fundamental de mejora.

¿Qué relación existe entre las 5S y los despilfarros?

Las 5S no consisten solamente en limpiar y ordenar.

Su verdadero potencial está en crear un entorno de trabajo organizado y visual donde las anomalías y los desperdicios sean más fáciles de detectar.

Seiri: Clasificar

Separar lo necesario de lo innecesario.

Ayuda a detectar exceso de materiales, herramientas que no se utilizan y elementos obsoletos.

Seiton: Ordenar

Definir un lugar para cada cosa.

Reduce búsquedas, movimientos y desplazamientos innecesarios.

Seiso: Limpiar

Permite detectar anomalías, fugas, averías y problemas en los equipos.

Seiketsu: Estandarizar

Permite mantener las condiciones conseguidas mediante estándares visuales.

Shitsuke: Disciplina

Consigue que las mejoras se mantengan en el tiempo.

Puedes conocer con más detalle nuestra metodología 5S y cómo la aplicamos en las empresas.

5S y Lean Manufacturing: una combinación para eliminar desperdicios

Las 5S constituyen una herramienta muy útil dentro de un sistema de mejora Lean porque permiten crear un entorno donde los problemas sean visibles.

Lean busca mejorar el flujo y eliminar actividades que no aportan valor.

Las 5S ayudan a conseguir que el lugar de trabajo sea ordenado, visual, estandarizado y fácil de gestionar.

Puedes ampliar información sobre los principios y herramientas de Lean Management Manufacturing en nuestra guía específica.

Si quieres saber cómo detectar despilfarros en una empresa, una checklist de observación puede ayudarte a localizar rápidamente las principales oportunidades de mejora.

Checklist para detectar despilfarros

Puedes utilizar esta lista durante una visita al puesto de trabajo:

☐ Hay materiales que no se utilizan.

☐ Existen herramientas difíciles de localizar.

☐ Se producen desplazamientos innecesarios.

☐ Hay esperas frecuentes.

☐ Los materiales recorren distancias innecesarias.

☐ Se repiten tareas o controles.

☐ Existen errores y retrabajos.

☐ Hay productos acumulados.

☐ Se realizan tareas que nadie necesita.

☐ Las ideas de mejora de los trabajadores no se tienen en cuenta.

Si detectas varios de estos puntos, probablemente existe una oportunidad de mejora.

Cómo medir el coste de los despilfarros

Detectar un desperdicio es solamente el primer paso.

Para priorizar las acciones de mejora debemos conocer su impacto.

Por ejemplo, imaginemos que un trabajador dedica 5 minutos al día a buscar herramientas.

Si esa situación afecta a 10 trabajadores durante 220 días laborales:

5 × 10 × 220 = 11.000 minutos

Son más de 183 horas al año dedicadas únicamente a búsquedas.

Este tipo de cálculo ayuda a transformar un problema aparentemente pequeño en un dato que puede utilizarse para tomar decisiones.

La mejora Lean debe combinar:

Observar → Medir → Mejorar → Estandarizar → Comprobar

¿Qué hacer después de detectar los despilfarros?

No es necesario intentar solucionar todos los problemas a la vez.

Un método práctico consiste en seguir siete pasos:

1. Observar

Acudir al lugar real donde se desarrolla el trabajo.

2. Identificar

Detectar actividades que consumen recursos sin aportar valor.

3. Registrar

Anotar qué sucede, dónde ocurre y con qué frecuencia.

4. Medir

Cuantificar tiempo, frecuencia, errores, movimientos o costes.

5. Priorizar

Comenzar por los problemas con mayor impacto.

6. Mejorar

Aplicar 5S, Kaizen, gestión visual, estandarización u otras herramientas Lean.

7. Estandarizar

Evitar que el problema vuelva a aparecer.

Si estás buscando pasar del diagnóstico a una aplicación real, puedes consultar nuestra guía sobre implantación de 5S en empresas: del diagnóstico a la transformación del puesto de trabajo.

¿Y qué ocurre en una oficina?

Los despilfarros no son exclusivos de las fábricas.

En oficinas también encontramos:

• Esperas para aprobaciones.
• Correos innecesarios.
• Información duplicada.
• Búsqueda de documentos.
• Reuniones sin objetivos claros.
• Introducción repetida de datos.
• Procesos administrativos excesivamente largos.

Por eso, los principios Lean también pueden aplicarse a los procesos administrativos mediante Lean Office.

Puedes ampliar información en nuestra guía sobre Lean Office y cómo aplicar Lean Manufacturing en una oficina.

El objetivo no es trabajar más, sino eliminar desperdicios

Cuando una empresa quiere aumentar la productividad, la primera reacción puede ser pedir a las personas que trabajen más rápido.

Pero antes deberíamos hacernos otra pregunta:

¿Cuánto trabajo innecesario existe actualmente en nuestro proceso?

Eliminar búsquedas, esperas, desplazamientos, errores, acumulaciones y tareas innecesarias puede liberar una cantidad importante de tiempo sin aumentar la carga de trabajo.

Ese es uno de los principios fundamentales de Lean Manufacturing:

crear más valor utilizando mejor los recursos disponibles.

Conclusión

Los despilfarros forman parte de muchos procesos empresariales, pero eso no significa que debamos aceptarlos como algo normal.

Aprender cómo detectar despilfarros en una empresa permite identificar oportunidades para reducir costes, mejorar la productividad y facilitar el trabajo de las personas.

Las 5S son una excelente herramienta para comenzar porque permiten organizar y estandarizar el entorno de trabajo, haciendo visibles muchos de los problemas que antes permanecían ocultos.

El objetivo final no es simplemente tener un espacio ordenado.

En definitiva, aprender cómo detectar despilfarros en una empresa es el primer paso para reducir costes y mejorar la productividad.

El objetivo es conseguir procesos más eficientes, visuales, seguros y orientados a aportar valor al cliente.

Si quieres comenzar a identificar los despilfarros de tu empresa, el primer paso es sencillo: ve al Gemba, observa el proceso y pregunta a las personas que realizan el trabajo cada día.

¿Quieres implantar las 5S en tu empresa?

En Formación 5S ayudamos a empresas a formar a sus equipos e implantar la metodología 5S de forma práctica, adaptada a cada entorno de trabajo.

Trabajamos con empresas de producción, mantenimiento, almacenes, oficinas y otros entornos profesionales.

El orden es solo el principio. El objetivo es trabajar mejor.