Formador: Jordi Antonio Sáez
Sesión: 3ª Sesión de Formación 5S
Duración: 4 horas
Contexto: Preparación para el cambio de sede y reflexión sobre el orden, la digitalización y la cultura organizativa.
✅ Percepciones Generales
La sesión ayudó a consolidar la conciencia colectiva sobre la importancia del orden y aportó estructura al proceso de transformación.
También se destacó el alto valor emocional y reflexivo de la jornada, ya que el grupo compartió dificultades personales, vivencias y resistencias reales ante el reto del cambio. Esta apertura generó un clima de confianza y colaboración que permitió abordar los temas más allá de lo técnico, entrando en el terreno del cambio de hábitos y mentalidad.
Reflexiones Clave del Grupo
- Desprenderse de lo sentimental: La formación fue clave para ayudar a dejar atrás documentos y objetos con valor emocional. El grupo comienza a ver el cambio como una oportunidad para una nueva etapa más eficiente y consciente.
- Orden digital como nuevo reto: La mayoría ya no trabaja con papel, pero se acumulan archivos digitales sin estructura ni criterios unificados, lo que genera desorganización, pérdida de tiempo y sensación de caos.
- Personalización de la formación: Se solicita formación adaptada a las necesidades reales de cada departamento. Quieren herramientas prácticas como OneNote, SharePoint o Teams aplicadas a su contexto, con ejemplos y ejercicios basados en su día a día.
- Gestión de archivos antiguos: Persiste un gran volumen de documentación almacenada, a menudo duplicada y poco accesible. Es necesario revisar, eliminar o digitalizar con criterio, priorizando lo realmente útil.
- Falta de estandarización digital: Surge la necesidad urgente de establecer criterios comunes: nombres de carpetas, estructuras de archivo, control de versiones. Sin un lenguaje común, cada usuario trabaja a su manera, lo que complica la colaboración y la continuidad operativa.
Puntos Destacados
- El cambio no es solo físico, también es mental y cultural. La forma de pensar el trabajo, el espacio y la información debe evolucionar.
- Sin seguimiento ni acompañamiento, es difícil sostener la transformación. Se requiere liderazgo interno y refuerzo externo.
- La formación debería ser obligatoria para toda la organización, no solo para estructura o servicios centrales. La cultura del orden debe ser compartida.
- Se solicita un plan claro post-formación con fases, responsables, auditorías y equipo de apoyo, que garantice continuidad y resultados sostenibles.
Frases Significativas del Grupo
- «Dejar ir para dejar entrar.»
- «No es solo eliminar papel, es cambiar la forma de trabajar.»
- «Sin estructura mental, lo digital se vuelve una selva.»
- «El peligro no es no digitalizar, sino hacerlo mal.»
- «Sin estándares, cada uno lo hace a su manera, y luego nadie encuentra nada.»
- «La digitalización debe ir acompañada.»
Estas frases resumen la profundidad de la reflexión colectiva y evidencian que el grupo ha comprendido la esencia del cambio que se está impulsando.
⏹️ Propuestas y Siguientes Pasos
- Formación específica por departamentos, con casos reales y herramientas orientadas a sus tareas. La formación general ha sido útil, pero ahora se requiere especialización para lograr resultados aplicables.
- Establecer criterios de clasificación, archivo y eliminación, tanto físico como digital. Crear un manual de buenas prácticas accesible para todos.
- Simulación del traslado a la nueva sede, por fases y con un plan progresivo. Esto permitiría anticipar errores y ajustar tiempos y recursos.
- Creación de un equipo de líderes del cambio, referentes internos que acompañen el proceso, motiven a los demás y sean ejemplo de disciplina 5S.
- Impulsar una cultura de cambio transversal, con participación de todos los niveles organizativos. Incluir al personal de soporte y dirección en el proceso es clave para que sea legítimo y duradero.
Conclusión
Este encuentro posterior a la formación ha reforzado que la metodología 5S es mucho más que una herramienta de limpieza y orden: es un motor de cambio cultural, mental y organizativo. La implicación del grupo ha sido clara, y ahora se requieren acciones concretas, liderazgo compartido y seguimiento constante para garantizar un cambio sostenido y significativo.
La clave no está solo en aplicar las 5S, sino en interiorizarlas como parte de una nueva forma de trabajar, donde el orden no es una obligación, sino un facilitador del bienestar, la eficiencia y el trabajo en equipo.
Formación impartida por: Jordi Antonio Sáez, consultor y formador en metodología 5S
Contacto: info@formacion5s.es
www.formacion5s.es
