Introducción: Mejorar no es aplicar un estándar, es adaptarlo a la realidad
En los libros, la metodología 5S suena perfecta: clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar y disciplinar con recursos disponibles, tiempo asignado y compromiso institucional.
Pero en la realidad de las empresas, los ideales no siempre existen. Y ahí es donde el equipo de mejora continua demuestra su verdadero valor: no repitiendo teoría, sino adaptándola al contexto.
Uno de los casos más comunes ocurre en entornos administrativos u oficinas en proceso de cambio, donde se inicia un proyecto 5S para eliminar documentación obsoleta, pero no se dispone de contenedores específicos ni espacio habilitado para la clasificación o el almacenamiento temporal de papel sensible.
Caso real: implantar 5S sin contenedores ni espacio adecuado
Estamos acompañando a una empresa que se muda de sede. El objetivo es claro: aprovechar el cambio para revisar, eliminar y organizar toda la documentación, separando el papel común del material sensible o confidencial.
El reto:
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No hay contenedores específicos disponibles.
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Los plazos son cortos.
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Las oficinas siguen operativas y no se puede paralizar la actividad.
En esta situación, nos vemos obligados a:
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Habilitar zonas provisionales de acumulación dentro del propio espacio de trabajo.
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Señalizar claramente qué tipo de documentación hay y cuál es su destino.
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Informar a los equipos de cómo actuar, qué conservar, qué desechar y cómo clasificar.
Es una solución imperfecta, pero funcional.
Y es ahí donde nace el verdadero rol creativo del equipo de mejora continua.
La clave: flexibilidad sin perder el foco
La mejora continua no significa rigidez, ni seguir normas al pie de la letra cuando las condiciones no lo permiten.
Significa adaptar los principios al entorno, manteniendo el propósito:
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Clasificar aunque no tengamos contenedores.
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Ordenar aunque el espacio sea limitado.
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Estandarizar con criterios sencillos y visibles.
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Disciplinar no con control, sino con confianza y claridad.
¿Cómo afrontar este tipo de situaciones como equipo de mejora continua?
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Aceptar que el ideal no siempre es posible, pero sí el progreso.
El objetivo no es hacerlo perfecto, sino avanzar con sentido común. -
Comunicar con claridad al equipo.
Explica por qué las soluciones no son definitivas, qué riesgos se asumen y cómo se garantizará la seguridad documental. -
Proponer alternativas realistas.
Espacios señalizados, bolsas cerradas, cajas identificadas… todo vale si está controlado y acordado. -
Recoger aprendizajes.
Documenta lo que ha funcionado y lo que no. Esto ayudará para futuras implantaciones (en esta o en otras empresas). -
Mantener la actitud de mejora.
Aunque el entorno no acompañe, el equipo de mejora debe liderar con actitud positiva, propositiva y resiliente.
Conclusión: lo perfecto es enemigo de lo posible
En el camino de la mejora continua, hay una certeza: habrá obstáculos.
Y ante esos obstáculos, el equipo 5S no se frustra, actúa. Propone. Adapta. Crea. Y sigue adelante.
Porque lo importante no es implantar las 5S “de manual”, sino implantar el espíritu de las 5S aunque las condiciones sean imperfectas.
Y ahí es donde se construyen culturas sólidas, no con grandes recursos, sino con grandes ideas.
¿Quieres apoyo para adaptar la metodología 5S a tu realidad, por compleja que sea?
En Formación 5S te ayudamos a avanzar, incluso cuando el entorno no es ideal.
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