La formación en 5S no es solo una etapa previa a la implantación del sistema. Es el verdadero punto de partida para transformar la forma en que las personas trabajan, colaboran y se relacionan con su entorno. A lo largo de mis años como formador y consultor, he comprobado que una formación bien diseñada marca la diferencia entre un cambio superficial y una mejora sostenible en el tiempo.
En este artículo, quiero compartir por qué es esencial empezar con una formación 5S sólida, cómo debe estructurarse y qué resultados se pueden esperar cuando se hace bien.
La importancia de empezar por las personas
En muchas empresas, se intenta aplicar la metodología 5S directamente en planta, sin preparar adecuadamente al equipo. Esto suele provocar rechazo, dudas o simplemente falta de continuidad. ¿El motivo? El cambio no ha pasado primero por las personas.
La formación permite:
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Comprender el porqué del cambio, no solo el cómo.
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Unificar criterios y lenguaje dentro del equipo.
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Eliminar resistencias desde el conocimiento.
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Empoderar a los trabajadores como protagonistas del cambio.
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Fomentar el compromiso colectivo desde el inicio.
Una buena formación no impone reglas, sino que despierta conciencia.
¿Qué debe incluir una formación 5S efectiva?
Para lograr resultados desde el primer día, la formación debe ser clara, participativa y adaptada a la realidad de la empresa. Estos son los elementos clave:
1. Contexto y propósito
Antes de hablar de clasificar u ordenar, es necesario explicar por qué se va a aplicar 5S, qué problemas se buscan resolver y qué beneficios se esperan. Cuando el equipo comprende el propósito, se implica más.
2. Fundamentos teóricos breves
Es útil presentar las 5S una por una, con ejemplos visuales, casos reales y dinámicas que ayuden a interiorizar los conceptos. Pero la teoría no debe ser extensa ni académica: lo esencial es que sea aplicable.
3. Ejercicios prácticos en el entorno real
Nada genera más impacto que ver, tocar y aplicar. Una formación efectiva incluye actividades en planta, oficinas o almacenes reales, donde el equipo pueda practicar lo aprendido con resultados inmediatos.
4. Estándares visuales y roles definidos
Durante la formación, se deben crear ejemplos de estándares visuales, hojas de verificación y roles de seguimiento. Esto da continuidad al proceso y refuerza lo aprendido.
5. Plan de acción participativo
Al terminar la formación, se elabora un pequeño plan de acción conjunto para aplicar la primera S (clasificar) de inmediato. Esto convierte la formación en acción desde el primer momento.
Resultados que puedes esperar desde el inicio
Cuando una empresa apuesta por una formación 5S estructurada y práctica, los resultados aparecen rápido:
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Mayor orden y limpieza en las áreas de trabajo
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Reducción de tiempos muertos por búsquedas o confusiones
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Mejora en la comunicación visual y estandarización
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Mayor motivación del personal al ver el cambio que ellos mismos impulsan
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Mejores relaciones internas y mayor responsabilidad compartida
Una planta o una oficina bien organizada no es solo más eficiente. También es más humana, más segura y más profesional.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Cuánto debe durar una formación 5S para ser efectiva?
Depende del alcance y del tamaño del equipo. Las formaciones iniciales suelen tener entre 2 y 6 horas por grupo, combinando teoría y práctica. Lo ideal es acompañar con seguimiento posterior.
¿Quién debe participar en la formación 5S?
Todo el personal implicado en el proceso: operarios, mandos intermedios, supervisores, personal de mantenimiento e incluso administrativos si afecta a sus áreas. El liderazgo debe dar ejemplo participando.
¿Es mejor hacer la formación antes o durante la implantación?
Antes. La formación debe ser el paso inicial. Ayuda a preparar al equipo y a asegurar que la implantación se hace con sentido y compromiso.
¿Qué tipo de materiales se utilizan en una formación 5S?
Presentaciones visuales, vídeos, plantillas de estándares, casos reales, dinámicas grupales y ejercicios en el puesto de trabajo.
¿Se puede realizar la formación de forma online?
Sí. Existen formatos adaptados para formación online en directo o en formato autoformativo. Sin embargo, se recomienda complementar con sesiones prácticas presenciales o virtuales guiadas.
¿Quieres diseñar una formación 5S a medida para tu empresa o equipo?
Estoy aquí para ayudarte desde la fase de sensibilización hasta la consolidación del cambio. La mejora comienza por las personas.
