Antes y Después de un Proyecto 5S en Oficinas

Cuando hablamos de metodología 5S, muchas personas la asocian automáticamente a entornos industriales. Sin embargo, su aplicación en oficinas tiene un impacto igual o incluso mayor, ya que actúa directamente sobre la forma de trabajar, la gestión del tiempo y la claridad mental de los equipos.

En este artículo mostramos un ejemplo real de antes y después tras aplicar 5S en un entorno administrativo, centrado en un elemento tan cotidiano como un armario de oficina.

Situación inicial: el “antes”

Antes de la implantación de las 5S, la situación era muy habitual en oficinas:

• Material de oficina acumulado sin criterio.

• Elementos en mal estado o agotados mezclados con material en uso.

• Documentación antigua y actual compartiendo espacio.

• Falta de identificación y de normas claras de uso.

• Tiempo perdido buscando material o revisando cajones.

Este tipo de desorden no solo afecta al espacio físico, sino que genera ruido visual, estrés y pérdidas de eficiencia en tareas diarias aparentemente simples.

Aplicación de la metodología 5S en oficinas

El equipo aplicó de forma práctica y sencilla las primeras fases de la metodología:

1. Eliminar (Seiri)

Se retiró material de oficina en mal estado o desgastado: bolígrafos sin tinta, rotos, correctores agotados y elementos que ya no aportaban valor.

2. Ordenar (Seiton)

La documentación se clasificó y archivó correctamente en archivadores.
El material de oficina se agrupó por tipología y se colocó en cajas específicas, con una distribución lógica y accesible.

3. Señalizar y estandarizar

Todos los espacios y elementos quedaron claramente identificados, facilitando que cualquier persona pueda encontrar y devolver el material sin depender de terceros.

4. Mantener (Shitsuke)

Se estableció una revisión mensual para comprobar el estado del material y realizar la reposición necesaria, asegurando la continuidad del sistema.

Resultados: el “después”

Tras la implantación de las 5S, los resultados fueron claros:

• Espacio visualmente ordenado y limpio.

• Material accesible y localizado en segundos.

• Eliminación de duplicidades y desperdicio.

• Menos interrupciones y mayor fluidez en el trabajo diario.

• Mayor sensación de control y profesionalidad.

Lo más importante es que el orden deja de depender de una persona concreta y pasa a formar parte de un sistema compartido.

Las 5S en oficinas: mucho más que ordenar

Este antes y después no trata solo de un armario organizado. Representa un cambio en la forma de trabajar:

• Menos fricción en los procesos.

• Más foco en tareas de valor.

• Hábitos claros y sostenibles en el tiempo.

• Base sólida para la mejora continua.

La metodología 5S en oficinas es una herramienta potente para organizaciones que buscan eficiencia, claridad y equipos más autónomos.