Introducción: el reto de eliminar cuando no hay medios
Una de las situaciones más habituales al iniciar un proyecto 5S en oficinas o entornos administrativos es enfrentarse a la documentación acumulada durante años.
Lo sabemos: hay que clasificar, eliminar, custodiar o digitalizar.
Pero muchas veces no hay contenedores, ni espacio, ni recursos disponibles en el día a día para hacerlo correctamente.
Frente a esta realidad, el equipo de mejora continua ha encontrado una solución eficiente y realista: dividir la 1ª S (Seiri: Clasificar) en dos etapas operativas.
Etapa 1: Señalizar con criterio, para decidir con tiempo
En esta primera fase no se elimina nada aún.
El objetivo es identificar y marcar todo aquello que debe ser revisado o gestionado posteriormente, aplicando criterios especializados como:
✅ ¿Este documento debe conservarse?
✅ ¿Se puede digitalizar?
✅ ¿Debe custodiarse legalmente?
✅ ¿Debe destruirse?
Para ello usamos sistemas de etiquetado visual, clasificación por colores o símbolos, y formamos al personal en cómo identificar correctamente qué entra en cada grupo.
Esto agiliza el proceso, evita errores y permite ganar tiempo sin bloquear la operativa diaria.
Etapa 2: Eliminar, desechar y gestionar residuos con eficacia
Una vez clasificado y señalizado todo el material, pasamos a la segunda fase: la eliminación física de lo innecesario.
Aquí se aborda:
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Separación de residuos (papel, carpetas, plásticos, clips, grapas).
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Cumplimiento con normativas de destrucción de documentación sensible.
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Gestión con proveedores de reciclaje o destrucción certificada.
Lo interesante de esta fase es que:
No requiere conocimiento especializado.
Puede ser delegada, externalizada o programada por lotes.
Requiere principalmente mano de obra y logística, no tanto toma de decisiones.
Beneficios de dividir la 1ª S en dos etapas
| Ventaja | Impacto |
|---|---|
| Ganas tiempo en el día a día | No interrumpes la operación para tomar decisiones complejas. |
| Optimización del esfuerzo | Se separa el trabajo de análisis del trabajo físico. |
| Mejores decisiones | Se aplica criterio especializado solo en la etapa 1. |
| Posibilidad de subcontratar o delegar | El trabajo más pesado se puede derivar. |
| Visibilidad del avance | Puedes medir cuántos metros lineales están ya clasificados. |
¿Dónde aplicar esta estrategia primero? Departamentos con mayor volumen y sensibilidad documental
Aunque la metodología 5S puede aplicarse en toda la organización, hay áreas específicas donde la acumulación de documentos es mayor, y además, el riesgo de gestionar mal la información es crítico.
Estas áreas son las candidatas naturales para comenzar un proyecto 5S documental, dividido en las dos etapas que hemos descrito:
️ Departamentos más críticos en acumulación y riesgo de papel físico:
| Departamento | Tipo de documentación acumulada | Riesgo asociado |
|---|---|---|
| Contabilidad / Finanzas | Facturas, balances, auditorías, extractos bancarios, libros mayores | Contiene datos fiscales, bancarios y financieros sensibles. |
| Recursos Humanos | Contratos laborales, nóminas, CVs, partes médicos, expedientes | Datos personales y confidenciales protegidos por normativa. |
| Compras y logística | Pedidos, albaranes, contratos de proveedores, tarifas, correspondencia | Información comercial sensible y confidencial. |
| Dirección / Gerencia | Actas, informes estratégicos, documentos legales | Información clave para la toma de decisiones y planificación. |
| Calidad y PRL | Informes de inspección, no conformidades, partes de accidente | Información legalmente sensible y sujeta a auditorías. |
✅ ¿Por qué empezar aquí?
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Gran volumen físico: acumulación histórica de carpetas, archivadores y cajas.
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Poco espacio disponible: muchas veces, armarios y pasillos se saturan.
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Información sensible: mal manejo puede implicar sanciones o pérdida de confianza.
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Procesos clave: mejorar estos departamentos genera impacto visible en toda la organización.
¿Qué se recomienda en estos casos?
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Aplicar criterios estrictos en la fase de señalización (etapa 1).
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Contar con la participación de responsables de cada área.
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Digitalizar antes de eliminar, cuando la ley o el control interno lo exijan.
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Coordinar la eliminación (etapa 2) con empresas de destrucción certificada.
Conclusión: los departamentos con más papel son los que más necesitan estructura
Si el espacio es limitado y los recursos escasos, la única forma de avanzar con eficacia es aplicar método.
Y el método 5S, bien adaptado, permite actuar con inteligencia en áreas críticas, asegurando que lo importante se conserva y lo innecesario desaparece, de forma ordenada y segura. La 5S no se trata de hacer todo perfecto desde el primer día.
Se trata de aplicar sentido común, orden y progresividad.
Dividir la primera S en una fase de análisis (señalización) y otra de acción (eliminación) permite avanzar sin bloquear el día a día y respetando los tiempos de cada equipo.
En resumen:
Clasificamos para decidir. Eliminamos para liberar. Y ordenamos para crecer.
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