#200 Gemba Walk y las 5S: Observación Directa para una Mejora Real

Introducción

El Gemba Walk, una práctica clave del Lean Management, invita a los líderes a ir al “lugar real” donde ocurre el trabajo para observar, escuchar y comprender lo que sucede. Combinado con la metodología 5S, el Gemba Walk se convierte en una herramienta poderosa para detectar oportunidades de mejora, fomentar la participación del equipo y reforzar una cultura de orden, disciplina y mejora continua.

En este post exploramos cómo usar el Gemba Walk junto con las 5S para impulsar transformaciones reales y sostenibles en cualquier entorno de trabajo.

¿Qué es un Gemba Walk?

“Gemba” (現場) significa “el lugar real” en japonés. En el contexto Lean, hace referencia al lugar donde se crea valor: puede ser una fábrica, una oficina, un taller o un hospital.

Un Gemba Walk consiste en que los líderes y supervisores salgan de sus despachos y visiten directamente el área de trabajo para:

• Observar procesos y flujos.

• Escuchar al personal que ejecuta el trabajo.

• Formular preguntas abiertas para comprender.

• Detectar desperdicios o problemas.

• Inspirar e involucrar a los equipos.

¿Qué son las 5S?

La metodología 5S es un sistema japonés de organización del entorno laboral que promueve eficiencia, seguridad y disciplina. Sus cinco pasos son:

1. Seiri (Clasificar): separar lo necesario de lo innecesario.

2. Seiton (Ordenar): ubicar cada cosa en su lugar.

3. Seiso (Limpiar): mantener limpio el entorno de trabajo.

4. Seiketsu (Estandarizar): crear normas y procedimientos claros.

5. Shitsuke (Disciplinar): fomentar hábitos sostenibles y compromiso.

¿Por qué combinar Gemba Walk y las 5S?

Ambas herramientas comparten principios comunes: cercanía al trabajo real, foco en la mejora continua y participación activa del equipo. Juntas, potencian los siguientes aspectos:

• Detección visual de problemas: el orden y la limpieza facilitan ver lo que no funciona.

• Observación consciente: el Gemba Walk ayuda a identificar oportunidades para aplicar mejoras 5S.

• Escucha activa: se recogen ideas y sugerencias del equipo que vive el proceso.

• Reforzar la cultura Lean: se construye un entorno participativo, ordenado y responsable.

Cómo aplicar Gemba Walk con enfoque 5S

1. Prepara tu recorrido

Antes de iniciar el Gemba Walk, define:

• El objetivo de la observación.

• Las áreas que recorrerás.

• El enfoque: por ejemplo, evaluar el nivel de orden (Seiton) o limpieza (Seiso).

✅ Usa un checklist basado en las 5S.

2. Observa con mirada 5S

Durante el Gemba Walk, fíjate en:

• ¿Hay objetos innecesarios? (Seiri)

• ¿Cada cosa tiene su lugar? (Seiton)

• ¿Se realiza limpieza periódica? (Seiso)

• ¿Se cumplen los estándares? (Seiketsu)

• ¿Hay hábitos visibles de disciplina? (Shitsuke)

Haz preguntas al personal: “¿Cómo decides qué guardar?”, “¿Qué haces si falta una herramienta?”, “¿Hay un protocolo para esto?”

3. Documenta hallazgos

Toma notas, fotografías (con permiso) y registra oportunidades de mejora. Clasifícalas según las 5S para organizar el plan de acción posterior.

4. Cierra el ciclo con acción

Reúnete con el equipo tras el Gemba Walk y comparte lo observado. Construid juntos un plan de mejora:

• Eliminar lo innecesario.

• Reorganizar zonas de trabajo.

• Establecer estándares visuales.

• Programar limpieza y mantenimiento.

• Crear rutinas de seguimiento.

5. Repite y mejora

El Gemba Walk no es un evento único. Realízalo regularmente con distintos enfoques:

• Una S por semana.

• Una zona cada día.

• Con diferentes personas para ampliar perspectivas.

Ejemplo real de Gemba + 5S

En una empresa de distribución farmacéutica, se realizó un Gemba Walk en la zona de picking. Al aplicar la mirada 5S, se identificó:

• Estanterías desordenadas (Seiton).

• Envases abiertos y materiales caducados (Seiri).

• Falta de señalización visual (Seiketsu).

Tras implementar mejoras simples con el equipo, se redujo el tiempo de picking en un 18% y aumentó la precisión en los pedidos.

Preguntas frecuentes (FAQ)

1. ¿Quién debe hacer un Gemba Walk?

   • Preferiblemente responsables de área, supervisores o dirección.

2. ¿Con qué frecuencia se debe hacer?

   • Mínimo una vez a la semana por zona.

3. ¿Se necesita formación para hacer un Gemba Walk?

   • Es recomendable tener una guía o formación básica en Lean y 5S.

4. ¿Puedo aplicar Gemba Walk en oficinas?

   • ¡Sí! Puedes observar organización, flujo de documentos o digitalización.

5. ¿Qué diferencia hay entre Gemba Walk y auditoría?

   • El Gemba Walk es observacional y participativo, no sancionador.

6. ¿Se debe avisar al personal antes?

   • Es positivo avisar para crear una cultura de apertura y confianza.

7. ¿Cómo involucro al equipo?

   • Escuchando activamente y valorando sus propuestas de mejora.

8. ¿Puedo usar checklists para el recorrido?

   • Sí. Son útiles si no reemplazan la observación consciente.

9. ¿Qué hago si detecto muchas cosas mal?

   • Prioriza. Trabaja una “S” o área a la vez.

10. ¿Qué herramientas visuales puedo usar?

• Etiquetas, tableros de tareas, señalización y fotos del antes y después.

Conclusión

El Gemba Walk y las 5S forman un tándem poderoso para transformar la cultura organizacional. Juntos, permiten observar, ordenar, limpiar, estandarizar y mejorar cada día, desde el terreno, con el equipo y para el cliente.

¿Quieres aprender a aplicar estas herramientas en tu empresa?

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