El Problem Solving o “resolución de problemas” es una competencia clave en cualquier organización que aspire a mejorar continuamente. Se trata de un proceso estructurado para identificar, analizar y eliminar las causas raíz de los problemas que afectan al rendimiento, la calidad o los resultados del negocio.
No se trata de apagar fuegos, sino de resolver de forma definitiva las incidencias que impiden el funcionamiento óptimo de los procesos.
¿Por qué es tan importante el Problem Solving?
En el día a día de cualquier empresa aparecen problemas: errores, retrasos, defectos, quejas de cliente, accidentes, etc. Si estos no se abordan adecuadamente, se repiten y se agravan.
El Problem Solving permite:
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Atacar la causa raíz, no solo el síntoma.
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Evitar la recurrencia de errores.
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Aumentar la eficiencia y reducir costes ocultos.
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Empoderar a los equipos para que participen en la mejora.
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Crear una cultura de aprendizaje y no de culpabilidad.
Metodologías más usadas en Problem Solving
A continuación, te detallo las herramientas más potentes que se utilizan en procesos estructurados de resolución de problemas:
1. Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act)
La base de toda mejora continua. Se planifica una acción, se ejecuta, se comprueban los resultados y se ajusta. Es un enfoque iterativo, ideal para aprender de cada ciclo.
2. Análisis de los 5 Porqués (5 Whys)
Consiste en preguntar “¿por qué?” hasta cinco veces para llegar a la causa raíz del problema. Muy útil para fallos sencillos y frecuentes.
3. Diagrama de Ishikawa o Espina de Pescado
Permite clasificar causas potenciales en categorías (método, máquina, mano de obra, material, medio ambiente y medición), ideal para sesiones de equipo.
4. A3 Report
Formato visual y estructurado donde se documenta todo el proceso de análisis y solución del problema. Viene del modelo Lean de Toyota.
5. 8D (Eight Disciplines)
Método muy usado en industria y automoción. Consta de 8 pasos que incluyen desde la formación del equipo hasta la acción preventiva. Ideal para problemas graves o complejos.
Fases del proceso de Problem Solving
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Detección y descripción del problema.
¿Qué está pasando? ¿Dónde y cuándo ocurre? -
Contención.
Evitar que el problema se agrave o llegue al cliente. -
Análisis causa raíz.
Aplicar herramientas como los 5 porqués o el diagrama de Ishikawa. -
Definir y aplicar acciones correctivas.
Asegurarse de que se resuelve el problema de forma definitiva. -
Verificación.
Comprobar si las acciones han sido efectivas. -
Estandarización y prevención.
Incluir el aprendizaje en los procedimientos para evitar que vuelva a suceder.
¿Cómo crear una cultura de Problem Solving en tu empresa?
No basta con aplicar herramientas: se necesita una cultura que:
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Fomente la mejora en lugar de la culpa.
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Escuche a los trabajadores de primera línea.
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Comparta aprendizajes entre áreas.
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Forme a los equipos en metodologías estructuradas.
Una empresa excelente es aquella que aprende de sus errores y mejora constantemente gracias a su gente.
Integración con Lean y 5S
El Problem Solving no es una metodología aislada. Forma parte del sistema Lean y se potencia especialmente en entornos organizados con 5S, donde se visualizan los problemas y se trabaja con estándares. Sin 5S, los problemas permanecen ocultos. Con 5S, los problemas saltan a la vista.
Conclusión
El Problem Solving es la base de la mejora continua. No se trata de buscar culpables, sino de entender los procesos, identificar causas reales y generar soluciones sostenibles. Enseñar a los equipos a resolver problemas de forma estructurada y basada en datos es una de las inversiones más rentables para cualquier empresa.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuál es la mejor herramienta para empezar con Problem Solving?
Si estás comenzando, te recomiendo empezar por el ciclo PDCA y los 5 porqués. Son simples y efectivos para casos recurrentes.
¿El Problem Solving es solo para producción?
No. También se aplica en oficinas, atención al cliente, logística, administración o cualquier área con procesos que puedan fallar o mejorar.
¿Qué diferencia hay entre una acción correctiva y una preventiva?
La correctiva resuelve el problema actual. La preventiva evita que vuelva a ocurrir. Ambas son necesarias para una solución completa.
¿Se puede hacer Problem Solving sin mucha formación?
Sí, pero con formación adecuada se consiguen resultados más profundos y sostenibles. Por eso muchas empresas combinan sesiones prácticas con formación técnica.
