En este artículo explicamos las principales normas del alumno en una formación bonificada, cuándo puede la empresa modificar las fechas, qué sucede ante una ausencia justificada y qué documentos deben prepararse en cada fase.

Si quieres conocer primero el funcionamiento general del sistema, consulta nuestra página sobre
formación bonificada 5S para empresas.

Normas de los alumnos de formación 5S bonificada

Antes de comenzar el curso, la empresa o la entidad encargada de gestionar la bonificación debe comunicar a través de la aplicación de FUNDAE:

• La denominación del curso.
• Los objetivos y contenidos.
• La modalidad y duración.
• Las fechas y horarios.
• El lugar de impartición.
• Los datos del formador.
• Las empresas participantes.
• El número previsto de alumnos.

La comunicación de inicio debe realizarse, con carácter general, al menos dos días naturales antes del comienzo del curso.

Los datos comunicados pueden ser objeto de seguimiento por parte de FUNDAE, el SEPE u otros organismos competentes. Un técnico puede visitar la empresa para comprobar que la formación se está realizando en el lugar, las fechas y los horarios indicados.

¿Puede la empresa modificar las fechas una vez comunicado el curso?

Sí, pero no puede hacerlo libremente. Debe respetar los plazos y procedimientos establecidos.

Modificaciones antes de comenzar la formación

La cancelación o modificación de las fechas, horarios o lugar de impartición debe comunicarse, como mínimo, un día natural antes del comienzo del curso.

Si el cambio afecta a la fecha de inicio, deben transcurrir al menos dos días naturales entre la comunicación de la modificación y la nueva fecha de comienzo.

El cambio debe realizarlo:

• La propia empresa bonificada.
• La entidad organizadora.
• La empresa gestora autorizada.

El alumno y el formador no pueden modificar las fechas por su cuenta.

Modificaciones una vez iniciado el curso

Cuando la formación ya ha comenzado, los cambios de fechas, horarios, lugar o fecha de finalización deben:

• Responder a una causa imprevista o sobrevenida.
• Estar debidamente justificados.
• Contar con documentación acreditativa.
• Comunicarse previamente en el apartado de incidencias.
• Ser examinados y aceptados por el organismo competente.

La sustitución del formador puede registrarse en el apartado correspondiente de la aplicación. El resto de los cambios debe tramitarse como incidencia.

Consulta también nuestra guía sobre
cómo contratar una formación 5S bonificada paso a paso.

Normas del alumno en una formación bonificada

1. Asistir en las fechas y horarios establecidos

El participante debe asistir en el lugar, las fechas y los horarios comunicados.

No puede decidir unilateralmente:

• Cambiar una sesión.
• Asistir otro día.
• Intercambiar su plaza con otro trabajador.
• Recuperar unas horas sin autorización.
• Modificar el horario establecido.

Cualquier incidencia debe comunicarse inmediatamente al formador, al responsable de la empresa y, cuando corresponda, a la entidad gestora.

2. Firmar cada día de formación

En la modalidad presencial, cada participante debe firmar personalmente el control de asistencia todos los días en los que se realice la formación.

Cuando el documento utilizado lo requiera, también deberá indicarse la entrada y la salida.

No está permitido:

• Firmar por otro compañero.
• Firmar anticipadamente.
• Firmar un día al que no se ha asistido.
• Añadir firmas posteriormente.
• Modificar fechas u horarios.
• Utilizar corrector o realizar tachaduras sin autorización.

Si existe algún error, debe comunicarse al formador o a la entidad gestora para que se corrija adecuadamente.

3. Mantener la puntualidad y participar

El alumno debe respetar los horarios, permanecer durante el tiempo registrado y participar activamente en las actividades.

También deberá:

• Seguir las indicaciones del formador.
• Realizar los ejercicios prácticos.
• Completar las evaluaciones.
• Utilizar correctamente los materiales.
• Respetar a los demás participantes.
• Cumplimentar el cuestionario de calidad.

En nuestros
cursos 5S presenciales para empresas, la finalidad no es memorizar conceptos, sino aprender a aplicar las 5S directamente en el puesto de trabajo.

¿Qué sucede si un participante tiene una ausencia justificada?

Una causa justificada explica el motivo de la ausencia, pero no convierte las horas no realizadas en horas asistidas.

Pueden existir ausencias motivadas por:

• Enfermedad o visita médica.
• Accidente.
• Permiso laboral.
• Emergencia familiar.
• Otras circunstancias acreditadas documentalmente.

Aunque la ausencia esté justificada:

• El alumno no debe firmar ese día.
• Las horas no realizadas no cuentan como asistencia.
• No puede completarse posteriormente la firma.
• La sesión no puede cambiarse automáticamente.
• El justificante deberá entregarse y conservarse.

La empresa o la entidad gestora valorará si puede organizarse una recuperación y comunicarla correctamente. La recuperación no debe realizarse sin comprobar previamente que cumple los requisitos aplicables.

Asistencia mínima del 75 %

Para que un alumno pueda comunicarse como participante finalizado, debe haber realizado al menos el 75 % de la duración del curso.

Esta condición también se aplica cuando la ausencia está justificada.

Si el participante no alcanza el porcentaje mínimo:

• No podrá declararse como finalizado.
• Su coste puede quedar fuera de la bonificación.
• La empresa podría perder el importe correspondiente.
• El certificado solo podrá reflejar, cuando proceda, las horas realmente realizadas.

¿Puede realizarse una inspección durante el curso?

Sí. La formación bonificada puede ser objeto de actuaciones de seguimiento y control.

Durante una visita, el técnico puede comprobar:

• El lugar de realización.
• Las fechas y los horarios.
• La identidad de los alumnos.
• El formador que imparte el curso.
• Los contenidos desarrollados.
• Los medios disponibles.
• Las firmas y controles de asistencia.

Los participantes deben poder identificarse cuando se lo solicite el personal autorizado.

Documentación necesaria antes, durante y después del curso

Documentación previa a la formación

Antes de comenzar deben prepararse, según corresponda:

• Datos fiscales de la empresa.
• Cuentas de cotización.
• Certificado digital o autorización de acceso.
• Contrato o encomienda de organización.
• Datos personales y laborales de los participantes.
• Programa formativo.
• Objetivos y contenidos.
• Calendario y horarios.
• Lugar de impartición.
• Modalidad de formación.
• Datos del formador.
• Presupuesto aceptado.
• Información a la Representación Legal de las Personas Trabajadoras.
• Comunicación de inicio en FUNDAE.

Cuando existe Representación Legal de las Personas Trabajadoras, la empresa debe facilitarle previamente la información sobre la formación. La representación dispone de 15 días hábiles para emitir su informe.

¿Qué ocurre si la documentación previa no se entrega a tiempo?

Si los datos no se facilitan con suficiente antelación, puede resultar imposible:

• Comunicar el inicio dentro del plazo.
• Incluir correctamente a la empresa.
• Registrar a los participantes.
• Informar a la representación legal.
• Gestionar el curso como formación bonificada.

Documentación durante la formación

Mientras se imparte el curso deben generarse y conservarse:

• Controles diarios de asistencia.
• Registro de entrada y salida, cuando corresponda.
• Registro de actividad en teleformación.
• Ejercicios y actividades prácticas.
• Pruebas de evaluación.
• Material didáctico utilizado.
• Justificantes de ausencias.
• Comunicación y justificación de incidencias.
• Evidencias de las sesiones realizadas.
• Cuestionario de evaluación de la calidad.

¿Qué sucede si faltan firmas?

Si no existen controles de asistencia suficientes:

• El alumno puede no considerarse finalizado.
• Su coste puede quedar fuera de la bonificación.
• La empresa puede recibir un requerimiento.
• El expediente puede considerarse no conforme.
• Puede exigirse la devolución del importe aplicado.

Documentación posterior a la formación

Al finalizar deben recopilarse y tramitarse:

• Relación de participantes finalizados.
• Cálculo del porcentaje de asistencia.
• Cuestionarios de calidad.
• Resultados de las evaluaciones.
• Certificados de asistencia o diplomas.
• Justificantes de entrega de los diplomas.
• Factura de la formación.
• Justificante del pago.
• Detalle de costes directos, indirectos y de organización.
• Registro contable del gasto.
• Comunicación de finalización.
• Importe y mes de aplicación de la bonificación.
• Documentación de la cofinanciación privada, cuando proceda.
• Justificante de aplicación en los seguros sociales.
• Expediente completo de la acción formativa.

El certificado o diploma debe entregarse al participante en un plazo máximo de dos meses desde la finalización del curso.

La bonificación se aplica posteriormente mediante el
Sistema RED de la Seguridad Social.

¿Qué ocurre si la documentación final se entrega fuera de plazo?

La entrega tardía o incompleta puede provocar:

• Retrasos en la comunicación de finalización.
• Exclusión de participantes.
• Pérdida total o parcial de la bonificación.
• Imposibilidad de justificar determinados costes.
• Requerimientos de FUNDAE o del SEPE.
• Devolución de bonificaciones incorrectamente aplicadas.

La empresa debe conservar la documentación acreditativa de la formación durante un plazo de cuatro años.

¿Quién se encarga de cada parte?

Formación 5S adaptada a cada área

La metodología debe adaptarse a la realidad de cada entorno. No se organiza igual un almacén que una oficina, un taller o una línea de fabricación.

Preguntas frecuentes sobre la formación bonificada